La necessità di ottimizzare i flussi, ridurre l'ingombro del cartaceo e i rischi legati
alla perdita o al deterioramento dei documenti cartacei hanno indotto l'azienda Maddalena SpA a
considerare l'adozione di una soluzione di gestione documentale e conservazione sostitutiva.

La soluzione Kartha proposta da SMC ha previsto l'introduzione di
KarthaDoc come gestore documentale integrato con l'ERP aziendale
e della Conservazione Sostitutiva in ASP LegalDoc di InfoCert.

Grazie all’integrazione di tali applicazioni, tutti i documenti memorizzati in KarthaDoc possono essere conservati a norma di legge, con la massima semplicità, utilizzando le funzionalità e le garanzie di LegalDoc. Tramite tale servizio, Kartha garantisce l’integrità e la leggibilità di un documento informatico nel tempo, nel rispetto della normativa vigente.

Uno dei principali obiettivi perseguiti con la definizione di tale architettura è stata la
riduzione al minimo dell'impegno utente nei processi di archiviazione, poichè
l'integrazione ha consentito la stampa, la scansione e l’archiviazione automatica
dei documenti prodotti dall'ERP.

La gestione documentale consente un accesso estremamente
rapido ai documenti, sia grazie alla possibilità di visualizzazioni
direttamente dall'interfaccia ERP, sia per mezzo di opportune strutture di
relazione fra i vari flussi documentali.

I vantaggi ed i benefici in termini organizzativi e di sicurezza apportati dall’adozione della soluzione integrata KarthaDoc/LegalDoc sono immediatamente percepibili dall’utente in termini di:

 - Delega per l’apposizione della firma di controllo del procedimento e della conservazione;

 - Accesso al servizio in ASP, procedure di controllo back-up e autodiagnostica gestiti centralmente;

 - Utilizzo dei servizi di firma e marcatura della CA InfoCert.